Verminderen van te late betalingen

Hoe te vermijden en minimaliseren van niet betalingen

Het innen van betalingen van klanten zou een eenvoudig, routinematig en gestroomlijnd proces moeten zijn, vooral als u beschikt over kredietcontroleprocedures en -systemen. Helaas gebeuren betalingen niet altijd op tijd of zoals gepland, hoe effectief uw factureringsproces ook is.

Te late betalingen kosten bedrijven veel geld

"28% van de bedrijven heeft de afgelopen 12 maanden een oninbare schuld opgelopen"

Bibby Financial Services SME Confidence Tracker 2022

Effectieve betalingspraktijken

Wat betalingen betreft, zijn er enkele eenvoudige dingen die u kunt doen om uw bedrijf de beste kans te geven de betalingsachterstand van klanten te verminderen. Vergeet niet dat u recht hebt op betaling voor wat u hebt gedaan.

Om klanten aan te moedigen snel te betalen en de gevolgen van betalingsachterstanden te beperken, moet u:

• Uw klanten leren kennen en kredietcontroles uitvoeren voordat u kredietvoorwaarden en passende kredietlimieten aanbiedt
• uw betalingsvoorwaarden expliciet maken en eventuele kosten voor betalingsachterstand vermelden om geschillen te voorkomen
• Deelbetalingsvoorwaarden overeenkomen om 50% vooraf te betalen en 50% na voltooiing
• Zorg ervoor dat uw administratie efficiënt verloopt en stuur facturen tijdig
• Bied verschillende betalingsmogelijkheden zoals automatische incasso, doorlopende opdracht of creditcard
• Begin onmiddellijk met het opvolgen van facturen die verschuldigd zijn
• Een actuele administratie bijhouden om mogelijke problemen te identificeren en, indien nodig, stappen ondernemen om ze op te lossen

De impact van betalingsachterstanden verminderen

Verminder de tijd die u besteedt aan de behandeling van betalingsachterstanden van klanten door te beschikken over:

• Duidelijke algemene voorwaarden: Wanneer u hebt afgesproken met een klant te werken, stuurt u hem uw algemene voorwaarden ter goedkeuring. Hoe beknopter hoe beter, want de kans is groter dat ze sneller worden goedgekeurd
• Effectief factureren: Er is een basis factuurformaat waar je je aan moet houden. Zorg ervoor dat u een factuurnummer, een vervaldatum en de gewenste betalingsoptie vermeldt. Zorg er ook voor dat u de factuur naar de juiste persoon stuurt

Hoe wanbetaling voorkomen en tot een minimum beperken

Om ervoor te zorgen dat betalingsachterstanden niet omslaan in oninbare vorderingen, moet u een consequente aanpak hanteren en uw overeengekomen kredietvoorwaarden opnieuw verzenden. Zo kunt u achterstallige betalingen aanpakken en vaststellen waar er problemen zijn.

Om vitaal geld binnen uw bedrijf te houden moet u:

• Minstens een week voordat de factuur verschuldigd is, herinneringen sturen
• Bellen voor een informeel gesprek om te begrijpen waarom de betaling te laat komt
• Tot een overeenkomst komen om eventuele problemen op te lossen en uitleggen hoe u de schuld wilt innen
• Pas uw factuurfrequentie aan en overweeg wekelijks in plaats van maandelijks te factureren
• Breng kosten in rekening voor achterstallige betalingen, wat een effectief afschrikmiddel is voor te late betalingen
• Schaf kredietvoorwaarden af of verlaag kredietlimieten voor hardnekkige wanbetalers
• Overweeg cashflowfinanciering en bescherming tegen dubieuze debiteuren, die bedrijven ondersteuning bieden bij de financiering en inning, om de gevolgen van betalingsachterstand te beperken
• Heronderhandelen van betalingsvoorwaarden voor een tijdelijke periode