Wij vragen u om deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen, omdat het belangrijke informatie bevat over i) wie wij zijn, ii) hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en delen, iii) uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en iv) hoe u contact met ons (en de relevante toezichthoudende autoriteiten) kunt opnemen in het geval dat u een klacht heeft.
1. Inleiding
1.1 Wij, Bibby Financial Services BV, en gelieerde vennootschappen (gezamenlijk “Bibby groepsmaatschappijen” en individueel “Bibby groepsmaatschappij”) verzamelen, gebruiken en zijn verantwoordelijk voor bepaalde persoonsgegevens over u. (Details over onze werkmaatschappijen vindt u hier https://www.bibbyfinancialservices.com/contact-us) en een volledige lijst met groepsmaatschappijen kan bij onze risicoafdeling worden opgevraagd. (Verwijzingen in deze privacyverklaring naar “wij”, “ons” en “onze” verwijzen naar alle of een van de Bibby groepsmaatschappijen).
Wanneer wij dit doen, zijn wij onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”) die in de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk en dus ook in Nederland vanaf 25 mei 2018 van toepassing is. Wij zijn als "gegevensverantwoordelijke” van die persoonsgegevens onder deze wetgeving verantwoordelijk. Het zal vaak voorkomen dat uw persoonsgegevens worden gebruikt door meer dan één Bibby groepsmaatschappij, die als gezamenlijke gegevensverantwoordelijken van die persoonsgegevens verantwoordelijk zullen zijn of waarbij een Bibby groepsmaatschappij de “gegevensverantwoordelijke” is en de andere de “verwerker” van die persoonsgegevens is.
1.2 Wij streven naar de bescherming van uw privacy. In deze privacyverklaring kunt u vinden hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen (als zijnde de persoonsgegevens die wij al over u hebben en verdere persoonsgegevens die wij mogelijk over u verzamelen bij u of een derde) en welke privacy rechten u hierbij heeft. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, hangt af van:
i. onze relatie met u;
ii. de producten en diensten die wij aan u (of aan een bedrijf of vennootschap (elk apart een “gelieerd bedrijf”)) waarvan u een functionaris, eigenaar, lid of partner bent of in relatie hiertoe heeft ingestemd om een zekerheid, garantie of waarborg te bieden (elk apart “sleutelfiguur”) leveren of;
iii. waar u (of een gelieerd bedrijf) klant bent van een van onze klanten waaraan wij financiering beschikbaar hebben gesteld (“uw leverancier”) voor de producten en diensten die wij aan uw leverancier beschikbaar stellen.
1.3 Wij hebben gepaste veiligheidsmaatregelen genomen om onopzettelijk verlies of onrechtmatig gebruik of toegang van persoonsgegevens te voorkomen. Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot diegene die een daadwerkelijke zakelijke noodzaak hebben om deze toegang te krijgen. Diegene die uw gegevens verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde wijze en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. Wij hebben ook procedures opgezet om eventuele gegevensveiligheidsinbreuken te voorkomen, te behandelen en te verwerken. Wij zullen u en eventuele toezichthoudende autoriteiten op de hoogte stellen van een gegevensveiligheidsinbreuk wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
1.4 Onze risicoafdeling geeft ons ondersteuning en richtlijnen om te verzekeren dat wij de beste standaarden toepassen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, kunt u contact opnemen met onze risicoafdeling door een e-mail te sturen naar riskdepartment@bibbyfinancialservices.nl of per post naar Risicoafdeling, Bibby Financial Services BV, Laan van Diepenvoorde nr. 5, 5582 LA Waalre. Zie hoofdstuk 2 (Uw privacyrechten) voor meer informatie over uw rechten en hoe onze risicoafdeling kan helpen.
1.5 Deze privacyverklaring geeft actuele informatie over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en actualiseert eerdere informatie die wij aan u hebben verstrekt over ons gebruik van uw persoonsgegevens. Wij zullen deze privacyverklaring bijwerken indien wij veranderingen aanbrengen die invloed hebben op hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en wij zullen waar nodig contact met u opnemen om u over deze veranderingen te informeren.
2. Uw privacyrechten
2.1 Onder de AVG heeft u een aantal belangrijke rechten die u kosteloos kunt uitoefenen. Samenvattend omvatten deze het recht om:
- onder bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken. Indien u dit recht wilt uitoefenen, neem contact op met onze risicoafdeling met de details van uw bezwaar;
- toegang te vragen tot een kopie van uw persoonsgegevens die wij hebben, samen met details over welke persoonsgegevens wij gebruiken, waarom wij deze gebruiken, met wie wij deze delen, hoelang wij deze bewaren en of deze zijn gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming. U kunt kosteloos een toegangsverzoek indienen bij onze risicoafdeling danwel een mondeling of schriftelijk verzoek indienen bij elke Bibby groepsmaatschappij.
- ons te verzoeken om onjuistheden te corrigeren, onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, persoonsgegevens te verwijderen of te beperken of om te vragen om sommige van uw persoonsgegevens aan iemand anders door te geven;
- uw toestemming in te trekken (indien u ons uw toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken) en om uw marketingsvoorkeuren bij te werken door direct contact met ons op te nemen via +31 (0) 40 – 810 00 00;
- ons te vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen waar wij deze niet langer hoeven te gebruiken, waar u uw toestemming heeft ingetrokken of waar wij geen rechtsgrond hebben om deze te bewaren;
- ons te vragen om u of een derde te voorzien van sommige van uw persoonsgegevens die wij hebben, in een gestructureerde, algemeen gebruikte, elektronische vorm, zodat deze eenvoudig kan worden doorgegeven; en
- ons te vragen om uw persoonsgegevens die wij gebruiken, te beperken wanneer u ons gevraagd heeft deze te verwijderen of wanneer u tegen ons gebruik ervan bezwaar heeft gemaakt.
Voor meer informatie met betrekking tot deze rechten (inclusief de omstandigheden waarin zij van toepassing zijn) kunt u de richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”) over rechten van natuurlijke personen onder de AVG raadplegen: [https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving].
2.2 U kunt ook een klacht schriftelijk indienen bij de AP door uw klacht naar Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag te sturen. Voor meer informatie over de uitoefening van uw rechten in deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met onze risicoafdeling via de contactgegevens die in hoofdstuk 1 (Inleiding) staan.
3. Welke categorieën persoonsgegevens gebruiken we?
3.1 Wij gebruiken een reeks persoonsgegevens afhankelijk van de producten en diensten die wij aan u (of enig gelieerd bedrijf of uw leverancier) leveren. Voor de meeste producten en diensten die wij aan u (of een gelieerd bedrijf) leveren, hebben wij uw naam, adres, geboortedatum, contactgegevens (inclusief e-mailadres en telefoonnummer), andere informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren (inclusief een kopie van uw identificatiedocumenten (zoals een paspoort of rijbewijs)) en informatie over uw kredietgeschiedenis nodig.
3.2 Voor sommige producten en diensten moeten wij mogelijk extra persoonsgegevens verzamelen. Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij geen van die producten en diensten aan u (of een gelieerd bedrijf) leveren. Hierbij valt te denken aan het beschikbaar stellen van een financieringsfaciliteit. Wij hebben hiervoor financiële informatie nodig zoals informatie over uw inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden, kredietgeschiedenis en kredietscore. Dit kunnen ook gegevens zijn over uw arbeidsrelatie, eventuele strafrechtelijke vervolging en gegevens over faillissementen of eventuele gerechtelijke uitspraken. Deze gegevens worden gebruikt voor financieringsbeslissingen, om ons te helpen bij de exploitatie van een financieringsfaciliteit, fraude en witwassen te voorkomen en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
3.3 Voor de factuurfinancieringsproducten en diensten die wij aan uw leverancier leveren, kunnen wij uw naam, adres, contactgegevens (inclusief e-mailadres en telefoonnummers) en enige andere informatie (waarmee wij eventuele schulden aan uw leverancier kunnen controleren waarvoor uw leverancier financiering vraagt) nodig hebben. Hierbij valt te denken aan: kopieën van facturen (en eventuele kredietnota’s of correspondentie met betrekking tot deze facturen) die aan u (of een gelieerd bedrijf) door uw leverancier zijn geadresseerd, kopieën van leverings- of servicecontracten die u (of een gelieerd bedrijf) en uw leverancier zijn aangegaan, details over verouderde schulden die u (of een gelieerd bedrijf) aan uw leverancier schuldig bent, details over uw betalingsgeschiedenis (of die van een gelieerd bedrijf) met betrekking tot uw leverancier en details over uw financiële documentatie (of die van een gelieerd bedrijf).
3.4 Indien wij uw persoonsgegevens nodig hebben om een contract met u (of een gelieerd bedrijf) aan te gaan of aan een wettelijke verplichting te voldoen, kan het zijn dat wij zonder deze persoonsgegevens bepaalde producten of diensten niet kunnen leveren. Wij zullen u informeren indien dit het geval is.
4. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verkrijgen uw persoonsgegevens:
- direct van u (bijvoorbeeld wanneer u ons kantoor bezoekt en uw details invult in onze bezoekersregistratie), wanneer u een aanvraag invult of op basis van informatie die tijdens gesprekken met ons of uit schriftelijke of elektronische communicatie met ons wordt verzameld;
- door te kijken hoe u onze producten en diensten gebruikt;
- van andere organisaties zoals een kredietinformatiebureau, fraudebestrijdingsinstanties en registratiebureaus;
- van externe tussenpersonen en wervers;
- van uw leverancier; en
- van andere mensen die u kennen, inclusief mensen met wie u een financiële band heeft.
Wij kunnen ook persoonsgegevens verkrijgen door telefonische oproepen te monitoren en op te nemen. Wij kunnen telefonische oproepen met u opnemen of monitoren voor regelgevende doeleinden, trainingsdoeleinden, om de kwaliteit van dienstlevering te verzekeren en te verbeteren, om de veiligheid van ons personeel en klanten te verzekeren, voor andere veiligheidsdoeleinden en om verzoeken of problemen af te handelen. Dergelijke opnames zijn ons bezit.
5. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken
Voor het allergrootste deel van de producten en diensten die wij aan u (of een gelieerd bedrijf) beschikbaar stellen, hebben wij uw naam, adres, geboortedatum, contactgegevens (inclusief e-mailadres en telefoonnummer), andere informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren (inclusief een kopie van uw identificatiedocumenten (zoals een paspoort of rijbewijs)) en informatie over uw kredietgeschiedenis nodig. Waar wij producten en diensten aan uw leverancier beschikbaar stellen, kunnen wij uw naam, adres, contactgegevens (inclusief e-mailadres en telefoonnummers) en enige andere informatie waarmee wij eventuele schulden aan uw leverancier kunnen controleren waarvoor uw leverancier financiering vraagt, nodig hebben. Meer details van de categorieën persoonsgegevens die wij van u nodig hebben, worden in hoofdstuk 3 hierboven beschreven.
Wij moeten soms extra persoonsgegevens voor specifieke doeleinden verzamelen, gebruiken en delen. Wij specificeren dit hieronder. Wij zullen dit alleen doen waar wij een wettelijke basis hebben om dit te doen. Zie hoofdstuk 7 hieronder voor meer details over onze wettelijke basissen voor het gebruik van uw persoonsgegevens.
5.1 Om een financieringsfaciliteit te exploiteren en te beheren die wij aan u (of een gelieerd bedrijf) beschikbaar hebben gesteld of kunnen stellen of om één van onze (andere) producten en diensten aan u te kunnen aanbieden (inclusief de levering door ons (of aangewezen dienstverleners) van training met betrekking tot deze producten en diensten), gebruiken wij:
a. uw contactgegevens;
b. uw locatiegegevens voor fraudebestrijding en, indien u hiermee heeft ingestemd, mobiele locatiediensten; en
c. uw IP-adres om u vanwege veiligheidsredenen te identificeren.
Wij kunnen alle gegevens die wij voor deze doelen gebruiken met derden delen die ons helpen om uw contactgegevens te controleren (bijvoorbeeld Jumio Corporation). Wij kunnen ook deze gegevens delen om onze producten en diensten te leveren aan bijvoorbeeld externe uitvoerende partijen en onze eigen dienstverleners (inclusief - maar zonder beperkt te zijn tot):
i) de leveranciers van onze IT-systemen en platformen;
ii) leveranciers van documentmanagementdiensten en –oplossingen;
iii) krediet- of andere verzekeraars (voor onderschrijvingsdoeleinden of met betrekking tot de administratie van eventuele claims (die het aan personen kunnen doorgeven waarmee zij te maken hebben en aan gebruikers van hun diensten)),
iv) externe payrolldienstverleners (wanneer dit onderdeel is van de diensten die wij aan u leveren);
v) onze juridische en fiscale adviseurs;
vi) enige persoon die een garantie, vrijwaring of andere toezegging geeft (of mogelijk geeft) aan een van de Bibby groepsmaatschappijen met betrekking tot een financieringsfaciliteit of ander product dat wij u (of een ander verbonden bedrijf) ter beschikking stelt, zodat zij aan hun verplichtingen ten aanzien van de Bibby groepsmaatschappijen kunnen doen;
vii) externe trainers;
viii) externe accountants en andere adviseurs die namens één van de Bibby groepsmaatschappijen of u handelen, zodat zij hun diensten kunnen uitvoeren voor dergelijke personen en toezichthoudende autoriteiten.
Wij gebruiken uw gegevens op deze manier, omdat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van ons contract en naleving van onze juridische verplichtingen.
5.2 Om een financieringsfaciliteit te exploiteren en te beheren die wij aan uw leverancier beschikbaar hebben gesteld of kunnen stellen, gebruiken wij:
a. uw contactdetails;
b. details van uw contractuele afspraken met uw leverancier (inclusief betalingsvoorwaarden);
c. kopieën van aankoopopdrachten tussen u en uw leverancier;
d. kopieën van facturen die door uw leverancier naar u zijn verzonden;
e. kopieën van creditnota’s die aan u door uw leverancier zijn gestuurd; en
f. de bedragen die u aan uw leverancier verschuldigd bent.
Wij gebruiken deze informatie om schulden te controleren die uw leverancier ons vraagt te financieren. Wij gebruiken deze informatie ook om ons te ondersteunen bij het innen van door u verschuldigde bedragen. Het is in ons legitieme belang om vast te stellen c.q. te controleren dat schulden die wij worden gevraagd te financieren, bestaan en daadwerkelijk zullen worden betaald. Het is in ons legitieme belang om stappen te ondernemen om deze schulden te innen.
5.3 Om betalingen aan u of van u te beheren (of anderszins voor onze rekening met betrekking tot diensten of producten die wij aan u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier beschikbaar stellen)), gebruiken wij:
a. uw contactgegevens en de betalingsgegevens die u aan ons heeft verstrekt; en
b. uw locatiegegevens om ons in staat te stellen om locaties te controleren waar betalingen worden gedaan voor fraudebestrijdingsdoeleinden.
Wij kunnen deze gegevens aan onze externe betalingsleveranciers verstrekken om betalingen naar u dan wel van u te verwerken of anderszins met betrekking tot betalingen die aan ons worden gedaan. Wij gebruiken uw gegevens op deze manier, omdat deze noodzakelijk zijn om ons contract met u (of een gelieerd bedrijf) uit te voeren wanneer u (of het gelieerd bedrijf) onze klant bent/is of wanneer u de schuldenaar van onze klant bent. Het gebruik van uw persoonsgegevens op deze manier is in ons legitieme belang om de aan ons verschuldigde bedragen te kunnen innen.
5.4 Om kredietbesluiten over u (of een gelieerd bedrijf) te nemen, inclusief nieuwe aanvragen voor financiering of verzoeken om financieringslimieten te verhogen, gebruiken wij:
a. informatie die u aan ons (heeft) verstrekt over uw kredietgeschiedenis;
b. informatie over diegene waaraan u financieel bent verbonden (zoals uw partner);
c. informatie over hoe u andere producten en diensten die door ons worden aangeboden, heeft gebruikt;
d. informatie die wij van externe kredietinformatiebureaus, fraudebestrijdingsinstanties en registratiebureaus ontvangen; en
e. informatie die wij direct van derden over u ontvangen.
Voor dit doeleinde delen wij uw gegevens met een kredietinformatiebureau, zijnde momenteel Economic Data Resources BV (EDR) en, indien van toepassing, fraudebestrijdingsinstanties zoals de FIU Nederland (Financial Intelligence Unit Nederland). De te delen gegevens zijn die gegevens zoals opgenomen in Hoofdstuk 1 hierboven. De informatie kan vervolgens als volgt worden gebruikt:
a. het kredietinformatiebureau of de fraudebestrijdingsinstantie kan details van onze zoekopdracht en uw kredietaanvraag aan de dossiers toevoegen die zij over u bijhouden, ongeacht of uw aanvraag verder in behandeling wordt genomen of niet;
b. EDR zal op basis van deze informatie een advies geven over de kredietwaardigheid van de onderneming en eventuele negatieve bemerkingen ten aanzien van het bestuur/leiding van de onderneming. EDR gebruikt deze gegevens voor onderzoek naar de kredietwaardigheid en contactgegevens van u en uw onderneming.
c. wij en het kredietinformatiebureau of de fraudebestrijdingsinstantie kunnen uw financiële documenten aan die van een persoon waarmee u financieel verbonden bent, koppelen. Dit betekent dat de informatie van beide (inclusief informatie die wij of het kredietinformatiebureau al hadden) meegenomen wordt bij alle toekomstige kredietaanvragen door u (of een dergelijke financieel verbonden persoon), totdat één van u succesvol een scheidingsverzoek bij de kredietinformatiebureaus indient;
d. wij kunnen de details van uw faciliteit (of die van het gelieerd bedrijf) bij ons toevoegen aan de dossiers van het kredietinformatiebureau of de fraudebestrijdingsinstantie van hoe die faciliteit wordt geëxploiteerd inclusief enig verzuim of nalatigheid inzake de naleving van de voorwaarden van de onderliggende overeenkomst;
e. het kredietinformatiebureau of de fraudebestrijdingsinstantie kan enig deel van die informatie aan andere, niet aan ons gerelateerde bedrijven doorgeven voor eerder genoemde kredietcontrole- en fraudebestrijdingsdoeleinden; en
f. het kredietinformatiebureau of de fraudebestrijdingsinstantie zal ook de informatie gebruiken voor geanonimiseerde statistische analyses inzake kredieten, verzekeringen en fraude.
Wanneer kredietinformatiebureaus een zoekopdracht van ons ontvangen, wordt dit vastgelegd in uw kredietdossier die door andere financieringsverstrekkers en andere niet aan ons gerelateerde bedrijven kan worden gezien (bijvoorbeeld andere financiers en kredietverstrekkers).
Meer informatie over het kredietinformatiebureau (en de manieren waarop zij persoonsgegevens gebruiken en delen c.q. hoe u bezwaar kunt maken) vindt u op https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement// (u kunt ook contact met ze opnemen via 0031-10-7109560).
Wij gebruiken uw informatie op deze manier, omdat i) deze noodzakelijk is voor de uitvoering van ons contract om aan krediet gerelateerde producten en diensten aan u (of een gelieerd bedrijf) te leveren, ii) om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en iii) omdat het in ons legitieme belang is om uw financiële positie te begrijpen en om een optimale financiering te bevorderen.
5.5 Om ons te ondersteunen bij het structureren van een financieringsfaciliteit die aan u (of een gelieerd bedrijf) beschikbaar wordt gesteld of om ons in staat te stellen om enige voorgestelde externe faciliteit te overwegen en af te handelen die u (of een gelieerd bedrijf) overweegt, gebruiken wij:
a. informatie over andere uitstaande financieringsfaciliteiten die wij aan u (of een gelieerd bedrijf) beschikbaar hebben gesteld of die u (of een gelieerd bedrijf) voorstelt om aan te gaan; en
b. informatie over garanties en zekerheidsdocumenten die mogelijk zijn aangegaan of worden overwogen met betrekking tot dergelijke financieringsfaciliteiten.
Deze informatie kan worden gebruikt om een zekerheidspakket te bepalen dat voor onze financieringsfaciliteiten wordt gevraagd of om eventuele toestemmingsverzoeken te overwegen om de toekenning van een externe zekerheid toe te staan. Dit kan het delen van deze gegevens met externe financiers omvatten.
5.6 Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen om financiële misdaden te voorkomen, inclusief fraude en witwassen, gebruiken wij:
a. enige informatie die u ons heeft verstrekt, die wij van een derde hebben verkregen of die wij hebben verkregen door te kijken hoe u onze diensten gebruikt, wanneer dit voor ons noodzakelijk is om die informatie te gebruiken om te voldoen aan een wettelijke verplichting; en
b. informatie die naam, adres, geboortedatum, elk land waar u woont of burger bent omvat. Tevens gebruiken wij persoonlijke identificatiegegevens (die paspoortnummer of rijbewijsnummer kunnen omvatten), uw IP-adres en informatie over enige strafrechtelijke veroordelingen.
Wij zullen informatie verstrekken aan derden en ontvangen van hen waar dit nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, inclusief kredietinformatiebureaus, banken, fraudebestrijdingsinstanties, de politie en andere wetshandhavende en publieke instanties en toezichthoudende autoriteiten. Fraudebestrijdingsinstanties kunnen uw informatie gebruiken zoals uiteengezet in paragraaf 5.4 hierboven
5.7 Voor financieel management en incassodoeleinden gebruiken wij:
a. uw contactgegevens; en
b. informatie die wij verkrijgen door te kijken hoe u onze diensten en producten gebruikt.
Wij zullen informatie verstrekken aan derden dan wel ontvangen van hen wanneer dit noodzakelijk is om door u of uw klanten (of gelieerd bedrijf of de klanten van dat gelieerde bedrijf) aan ons verschuldigde bedragen te innen, inclusief bedragen die aan bijvoorbeeld andere financiers, incassobureaus, curatoren, onze juridische adviseurs, kredietinformatiebureaus en deurwaarderdiensten verschuldigd zijn. Dit kan het doorgeven van persoonlijke informatie over u zijn aan een derde partij aan wie wij uw schuld hebben overgedragen en die vervolgens rechtstreeks contact met u opneemt om die schuld te innen. Als uw schuld wordt overgedragen aan een derde partij, wordt u op de hoogte gebracht van de identiteit van die derde partij.
Wij gebruiken uw informatie op deze manier omdat dit i) noodzakelijk is voor de uitvoering van ons contract met u, ii)om onze wettelijke rechten uit te oefenen en (iii) het voor ons eerlijk en redelijk is om dit te doen.
5.8 Om ons marktonderzoek en -analyse uit te voeren zodat wij onze producten en diensten kunnen ontwikkelen en verbeteren, gebruiken wij: informatie over hoe u onze producten en diensten heeft gebruikt. Wij gebruiken uw informatie op deze manier omdat het in ons belang is om dit te doen in het kader van het bovengenoemde doel.
Wij kunnen, indien nodig, uw persoonsgegevens aan marktonderzoeksbedrijven en andere dienstverleners doorgeven. Wij zullen dit slechts doen bij persoonsgegevens waarvoor wij uw toestemming hebben gekregen om dit te doen.
5.9 Om producten en diensten aan u aan te bieden, gebruiken wij:
a. de contactgegevens die u aan ons heeft verstrekt; en
b. informatie die wij hebben verzameld over uw gebruik van onze andere producten en diensten om een profiel van u op te stellen dat wij zullen gebruiken om te evalueren welke andere producten en diensten het meest gunstig voor u zijn.
Wij zullen uw persoonsgegevens doorgeven aan onze dienstverleners die ons helpen bij deze marketingactiviteiten.
Wij kunnen ook uw persoonsgegevens ontvangen van een derde en deze gebruiken om onze producten en diensten aan u aan te bieden, waar u die derde uw toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens met ons te delen (of anderszins hem heeft verzocht om dit te doen) of waar die derde anderszins een wettelijke basis heeft voor het delen van persoonsgegevens met ons. Wij kunnen uw naam en adres van andere dienstverleners verzamelen voor het doel om gepaste marketing aan u aan te bieden.
5.10 Om doorverwijzingen te faciliteren van derden en het overmaken van wervingsvergoedingen aan hen mogelijk te maken, zullen wij informatie verstrekken aan dan wel ontvangen van externe onafhankelijke financiële adviseurs en bemiddelaars. Voor de uitvoering gebruiken wij:
a. informatie over de algemene aard van onze producten en diensten; en
b. informatie over de waarde van die producten en diensten (waar wij deze aan u (of een gelieerd bedrijf) beschikbaar hebben gesteld).
Wij gebruiken uw informatie op deze manier omdat het in ons belang is om relaties met externe wervers te hebben en te onderhouden, zodat wij u van de producten en diensten kunnen voorzien die het beste bij u passen en om ons bedrijf uit te breiden.
5.11 Om door te verwijzen naar externe financiële adviseurs en bemiddelaars of externe financiers, gebruiken wij:
a. uw contactgegevens; en
b. informatie met betrekking tot de producten en diensten waarvan wij denken dat u ze zoekt of die het beste bij u zouden kunnen passen.
Wij gebruiken uw informatie op deze manier wanneer u uw toestemming hiervoor heeft gegeven of anderszins ons heeft verzocht dit te doen.
5.12 Om ons in staat te stellen om financiering te krijgen die wij aan u (of een gelieerd bedrijf) verstrekken, kunnen wij gebruiken:
informatie met betrekking tot de faciliteit die wij aan u (of een gelieerd bedrijf) beschikbaar stellen (zoals kopieën of de oorspronkelijke exemplaren van onze overeenkomsten met u (of een gelieerd bedrijf)) en het verstrekken van dergelijke informatie aan onze financiers.
Wij gebruiken uw gegevens op deze manier wanneer onze eigen financieringsafspraken ons hiertoe verplichten om de financiering te verkrijgen die wij aan u beschikbaar stellen.
5.13 Om te voldoen aan onze verplichtingen om details over onze onderneming (en zijn resultaten) aan onze financiers, hun agenten en vertegenwoordigers en onze accountants te verstrekken, kunnen wij gebruiken:
a. uw naam;
b. uw contactinformatie;
c. uw bankrekeninggegevens;
d. details van de hoeveelheid financiering die door ons aan u (of een gelieerd bedrijf) beschikbaar wordt gesteld of die anderszins door u aan ons verschuldigd is; en
e. details van eventuele betalingen die u aan ons doet.
Wij gebruiken uw informatie op deze manier om te voldoen aan onze eigen financieringsafspraken. Nalatigheid hiervan zou betekenen dat wij niet in staat zijn om u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier) van de financiering te voorzien die u (of zij) nodig heeft (dan wel hebben). Ook zou enige nalatigheid kunnen betekenen dat wij niet aan onze controleverplichtingen voldoen, waartoe wij verplicht zijn). Normaliter kan uw informatie in rapporten worden opgenomen die wij uitgeven aan onze financiers (of hun agenten en vertegenwoordigers) die bijvoorbeeld deze ontvangers kunnen voorzien van details over onze nieuwe klanten, onze beste klanten (wat betreft omvang van de faciliteit) en de grootste schuldenaars (wat betreft omvang van de schuld).
5.14 Voor bedrijfsontwikkelingsdoeleinden en om samen te werken met wervers, aannemers en adviseurs, gebruiken wij:
uw contactgegevens om contact met u op te nemen voor één van de bovenstaande doeleinden. Wij doen dit omdat i) het noodzakelijk is om een contract met u aan te gaan of om een contract uit te voeren zodra deze is aangegaan of ii) het in ons legitieme belang is om met u te communiceren voor netwerk- en bedrijfsontwikkelingsdoeleinden.
5.15 Voor veiligheids- en administratieve doeleinden gebruiken wij:
informatie (die gewoonlijk uw naam, details over uw organisatie en uw voertuignummer omvat) die u in ons bezoekersregister kan invullen wanneer u ons kantoor bezoekt.
Deze informatie is nodig om ons te ondersteunen bij de controle van uw identiteit en het beheren van afspraken die u met ons heeft ingepland. Deze informatie helpt ons ook om te bepalen wie in ons kantoor is in geval van nood. Uw voertuignummer kan ons helpen om u te identificeren en lokaliseren wanneer u ons kantoor bezoekt of als er een probleem is met betrekking tot uw voertuig.
5.16 Bij het invullen van onze documenten gebruiken wij:
a. contactgegevens; en
b. details over het beroep van natuurlijke personen die getuige zijn van de ondertekening van onze documenten.
Deze informatie is vereist om het makkelijker te maken om een getuige te identificeren en te vinden indien zich in de toekomst vragen voordoen inzake de uitvoering van onze documenten. Elke partij in onze documenten ontvangt een volledig ondertekende kopie en verdere kopieën zullen (indien relevant) worden ingediend bij het handelsregister en het kadaster. Alle gegevens van getuigen (behalve de namen van de getuigen) worden weggehaald voor de indiening bij het handelsregister.
Gelieerde bedrijven en (eind)verantwoordelijke(n) – persoonlijke informatievereisten:
Voor een gelieerd bedrijf gebruiken wij persoonsgegevens over (eind)verantwoordelijke(n), zodat wij de producten en diensten kunnen exploiteren en beheren die wij aan het gelieerde bedrijf verstrekken.
De persoonsgegevens die wij betreffende de (eind)verantwoordelijke(n) gebruiken, is uiteengezet in de vorige paragrafen van hoofdstuk 5 en wij kunnen deze gebruiken voor de doeleinden die tevens in hoofdstuk 5 zijn beschreven. Wij kunnen persoonsgegevens betreffende (eind)verantwoordelijke(n) bewaren met het doel om producten en diensten te exploiteren en beheren die wij aan het gelieerde bedrijf leveren alsmede met het doel om fraude en witwassen te voorkomen, voor incassodoeleinden en om kredietbeslissingen te nemen over het gelieerde bedrijf.
Persoonsgegevens betreffende (eind)verantwoordelijke(n) worden direct van de (eind)verantwoordelijke(n), het gelieerde bedrijf, van de contacten van (eind)verantwoordelijke(n) met een van de Bibby groepsmaatschappijen en/of van fraudebestrijdingsinstanties en het kredietinformatiebureau verkregen. Dergelijke informatie kan bijzondere categorieën persoonsgegevens omvatten, zoals het aanwezig zijn van een (strafrechtelijk) bezwaar tegen de (eind)verantwoordelijke(n).
6. Geautomatiseerde besluitvorming
Soms gebruiken wij uw persoonsgegevens in geautomatiseerde processen om beslissingen over u te nemen. Wij willen bijvoorbeeld dat u de meest relevante informatie over onze producten en diensten op het juiste moment krijgt. De meest efficiënte manier voor ons om dit te doen is om geautomatiseerde processen te gebruiken om een marketingsprofiel van u aan te maken. Voor het aanmaken van een marketingsprofiel gebruiken wij informatie (die mogelijk van u of kredietinformatiebureaus is verkregen, door ons is verzameld op basis van hoe u andere producten en diensten die door ons zijn geleverd, heeft gebruikt (inclusief uw kredietgeschiedenis bij ons), afkomstig is uit terugkoppeling die u aan ons heeft gegeven of uit andere externe gegevensbronnen) om een profiel van u aan te maken.
7. Onze wettelijke basis voor het gebruik van uw persoonsgegevens
7.1 Wij gebruiken alleen uw persoonsgegevens waarvoor wij een wettelijke basis hebben om dit te doen. Dit kan zijn wanneer:
1. wij uw instemming hebben;
2. wij de informatie nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
3. wij de informatie moeten gebruiken om een contract met u uit te voeren of stappen te ondernemen op uw verzoek voordat een contract wordt aangegaan; en/of
4. het is in ons belang of iemand anders zijn belang om de persoonsgegevens te gebruiken en uw belang van het beschermen van uw persoonsgegevens weegt niet zwaarder dan deze belangen. Dit omvat wanneer het in ons belang is om uw persoonsgegevens te gebruiken om te besluiten of een financieringsfaciliteit met u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier) wordt aangegaan, en nadien om die financieringsfaciliteit verder te laten gaan, te verwerken of te beheren (inclusief faciliterende betalingen en inning van aan ons verschuldigde gelden), om contact met u op te nemen over producten en diensten, om u aanbiedingen te doen of om met anderen samen te werken om onze diensten te verbeteren.
Wanneer wij uw instemming hebben, heeft u het recht om deze in te trekken. Wij laten u weten hoe dit te doen op het moment dat wij uw toestemming vragen. Zie hoofdstuk 11 (U op de hoogte houden) voor details over hoe u uw toestemming voor marketing kunt intrekken.
7.2 De gegevensbeschermingswetgeving biedt speciale bescherming voor zeer gevoelige persoonsgegevens, de zogehete Bijzondere Persoonsgegevens. Dit betreft bijvoorbeeld informatie over strafrechtelijke veroordelingen via een Verklaring Omtrent het Gedrag (“VOG”). Wij zullen dit soort persoonsgegevens alleen gebruiken wanneer:
1. wij een wettelijke verplichting hebben om dit te doen;
2. het is noodzakelijk voor ons om uw essentiële belangen te beschermen;
3. het noodzakelijk is om misdaad te voorkomen of op te sporen; of
4. u ons specifiek en expliciet toestemming heeft gegeven om de informatie te gebruiken.
7.3 Wij kunnen informatie over strafrechtelijke veroordelingen met betrekking tot u gebruiken om te beslissen of wij een relatie met u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier) aangaan, voor fraudebestrijdings-/antiwitwasdoeleinden en om onze wettelijke en regelgevende verplichtingen te vervullen.
7.4 Meer informatie over onze wettelijke basis voor het verwerken van uw persoonsgegevens staat in hoofdstuk 5 hierboven.
8. Uw persoonsgegevens delen
8.1 Wij zullen persoonsgegevens met andere Bibby groepsmaatschappijen en met andere derden delen wanneer wij dit moeten doen om producten en diensten voor u beschikbaar te maken, om producten en diensten aan u aan te bieden, te voldoen aan een wettelijke verplichting dan wel deze af te dwingen of wanneer het eerlijk en redelijk is voor ons om dit te doen. Wij zullen alleen uw persoonsgegevens delen in zoverre dit nodig is voor die doelen.
8.2 Of en met wie wij uw persoonsgegevens delen is afhankelijk van de producten en diensten die wij aan u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier) leveren en de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken. Voor de meeste producten en diensten delen wij uw persoonsgegevens met onze eigen dienstverleners, zoals onze IT-leveranciers, kredietinformatiebureaus en fraudebestrijdingsinstanties. Wij kunnen ook uw informatie met anderen delen, zoals derden die door u zijn goedgekeurd, externe onderaannemers, leveranciers, adviseurs, externe agenten en vertegenwoordigers, onze professionele adviseurs en, in sommige gevallen, onze eigen financiers en hun vertegenwoordigers. Indien dit mogelijk is, zullen de ontvangers van deze persoonsgegevens gebonden worden middels geheimhoudingsverplichtingen. Wij kunnen ook verplicht zijn om sommige persoonsgegevens met de overheid of toezichthoudende autoriteiten te delen (waar wij hiertoe verplicht zijn conform wet of om hun onderzoeken of initiatieven te ondersteunen) zoals de AFM, FIU Nederland, Belastingdienst of de rechtbanken, politie, wetshandhavende of veiligheidsdiensten (om een onderzoek te ondersteunen, misdaad te voorkomen en nationale veiligheid te beschermen).
8.3 De persoonsgegevens waarover wij beschikken, zijn meestal gegevens die u ons zelf heeft verstrekt of die door ons zijn verzameld tijdens het leveren van de producten en diensten aan u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier). Wij kunnen ook uw persoonsgegevens verzamelen via van derden, bijvoorbeeld wanneer het noodzakelijk is voor kredietcontrole, fraudebestrijding of voor marketingsdoeleinden (zodat u details over relevante producten van ons ontvangt).
Zie hoofdstuk 5 (Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken) voor meer informatie over van wie wij uw persoonsgegevens ontvangen en waarom.
9. Doorgifte van informatie buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) en het Verenigd Koninkrijk (“VK”)
9.1 Wij kunnen uw persoonsgegevens buiten de EER en het VK doorgeven, bijvoorbeeld aan andere Bibby groepsmaatschappijen, dienstverleners, agenten, onderaannemers en toezichthoudende autoriteiten in landen waar gegevensbeschermingswetten niet hetzelfde beschermingsniveau bieden als die in de EER en het VK.
9.2 Wij zullen alleen uw persoonsgegevens buiten de EER en het VK doorgeven wanneer i) de doorgifte is aan een land dat een adequaat beschermingsniveau biedt voor uw persoonsgegevens (zoals bepaald door de Europese Commissie en/of de bevoegde instanties in het VK) of ii) wij maatregelen hebben genomen om adequate veiligheid te verzekeren voor uw persoonsgegevens (in overeenstemming met artikel 46 van de AVG). Deze maatregelen omvatten het verzekeren dat uw persoonsgegevens veilig worden gehouden door strenge veiligheidscontroles uit te voeren bij onze buitenlandse partners en leveranciers, welke ondersteund worden door sterke contractuele afspraken zoals de modelclausules naar voorbeeld van de EU.
9.3 Neem contact op met onze risicoafdeling wiens contactgegevens hierboven staan vermeld om meer te weten te komen over de veiligheidsmaatregelen die wij toepassen wanneer wij persoonsgegevens buiten de EER en het VK doorgeven.
10. Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren
10.1 Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren is afhankelijk van de producten en diensten die wij aan u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier) leveren en de soort gegevens die wij op grond daarvan verzamelen. Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als u (of het relevante gelieerde bedrijf of uw leverancier) een relatie met ons heeft, maar wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze nodig hebben.
10.2 Wij bewaren over het algemeen de persoonsgegevens die wij gebruiken, minimaal zeven jaar na het einde van een faciliteit die wij aan u (of een gelieerd bedrijf of uw leverancier) beschikbaar hebben gesteld c.q. bij het einde van onze relatie met u. Onder sommige omstandigheden bewaren wij persoonsgegevens langer dan hierboven aangegeven wanneer wij geloven dat dit noodzakelijk is voor lopende of mogelijke gerechtelijke procedures of om claims te schikken of te verdedigen. Daar waar bij specifieke gegevens een kortere periode voor het bewaren ervan toegestaan is, zullen wij waar mogelijk die kortere periode hanteren. Een voorbeeld daarvan is het bewaren van uw persoonsgegevens, welke u ons ter beschikking heeft gesteld ten behoeve van het (mogelijk) doen van een aanbod betreffende een of meerdere van onze producten. Indien wij geen relatie met elkaar zijn aangegaan naar aanleiding van (een verzoek tot) een aanbod, worden deze gegevens door ons voor maximaal een jaar bewaard. U stemt er mee in dat wij u binnen die termijn hernieuwd kunnen contacteren teneinde te bezien of er alsnog een relatie tot stand zou kunnen komen.
10.3 Neem contact op met onze risicoafdeling waarvan de contactgegevens hierboven vermeld staan indien u meer te weten wilt komen over hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren.
11. U op de hoogte houden
11.1 Wij zullen met u communiceren over de producten en diensten die wij reeds aan u leveren via de contactgegevens die u aan ons heeft gegeven bijvoorbeeld per post, e-mail, sms, sociale media of de website.
11.2 In veel gevallen hebben wij uw toestemming niet nodig om u aanbiedingen te doen. In die gevallen waar wij op grond van de wet wel uw toestemming nodig hebben, zullen wij deze expliciet van u vragen. Indien u uw toestemming heeft gegeven kunt u deze op een later moment altijd weer intrekken. U kunt dit doen door dan direct met ons contact op te nemen via 0031-40-8100000. U kunt ook contact met ons opnemen op dat nummer indien u uw marketingsvoorkeuren wilt bijwerken.
12. Gebruik van cookies
Wij gebruiken cookies om uw gebruik van onze website te volgen. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons cookiebeleid dat eveneens op onze website beschikbaar is:
https://www.bibbyfinancialservices.nl/footer/cookies.
13. Heeft u extra hulp nodig?
Neem contact op met onze risicoafdeling waarvan u de contactgegevens hierboven vindt of als u dit privacybeleid in een groot lettertype wilt ontvangen.
Laatst bijgewerkt November 2020