Roy Wijnands, Head of New Business Development, adviseert hoe MKB-bedrijven betalingsachterstanden kunnen verminderen
Volgens Atradius, een wereldwijd opererende kredietverzekeringsexpert kregen "bijna 9 op de 10 Nederlandse bedrijven vorig jaar te maken met achterstallige betalingen door zakelijke klanten." De gemiddelde betalingsachterstand bij de binnenlandse debiteuren was 15 dagen en voor de buitenlandse debiteuren maar liefst 17 dagen. Achterstallige betalingen in combinatie met lange betalingstermijnen vormen een uitdaging voor bedrijven om effectief te kunnen blijven opereren en hun cashflow op peil te houden. Het opvolgen van vervallen facturen kost ondernemers veel tijd die ze voor andere zaken zouden kunnen gebruiken, zoals het investeren in de groei en de ontwikkeling van hun bedrijf.
Er zijn verschillende redenen voor achterstallige betalingen. Bij grotere bedrijven is het meestal de betalingsbeleid van 60, 90 of zelfs 120 dagen vanaf de factuurdatum en de daarmee samenhangende stricte facturatievoorwaarden. Als het PO nummer bijvoorbeeld ontbreekt op de factuur of als de getekende urenstaat niet is bijgevoegd dan wordt de betaling in sommige gevallen niet goedgekeurd door de financiele afdeling. Bij kleinere bedrijven worden cashflow problemen vaak veroorzaakt doordat opdrachtgevers ook pas laat betaald worden door hun zakelijke klanten.
Achterstallige betalingen zorgen voor een domino-effect. Als je als bedrijf niet op tijd betaald krijgt, kun je ook niet verder groeien omdat je de lopende rekeningen en bijvoorbeeld de salarissen van je personeel niet kunt betalen. Om die reden is het belangrijk een goed facturatieproces te handhaven en effectief debiteurenbeheer te voeren om ervoor te zorgen dat betalingen zo snel mogelijk binnen komen. Onderstaande tips kunnen je helpen om de achterstallige betalingen terug te dringen:
Ken je klanten
Controleer de kredietwaardigheid van alle nieuwe klanten voordat u de betalingstermijn en de voorwaarden afspreekt. Het is sterk aan te raden om een maximale kredietlimiet toe te kennen aan een zakelijke klanten. Een eenvoudige kredietcheck kan veel problemen voorkomen. Let er tevens op dat kredietwaardige klanten door omstandigheden in de problemen kunnen komen, het periodiek uitvoeren van een kredietcheck op al uw zakelijke klanten kan eraan bijdragen dat u de juiste betalingsvoorwaarden blijft hanteren.
Expliciete betalingsvoorwaarden
Communiceer uw betalingsvoorwaarden duidelijk naar uw klanten en informeer de partijen over de kosten die late betalingen met zich meebrengen. Beroep u op de maximale standaardbetalingstermijn van 30 dagen waarna u in uw recht staat de vordering(en) over te dragen aan een incassobureau. Een langere betalingstermijn is alleen aan te raden als het een kredietwaardige klant betreft.
Het juiste factuurformaat
Correcte facturatie is van essentieel belang, informeer u naar de minimale eisen waaraan een factuur in Nederland moet voldoen. Zo dien je het woord 'factuur' duidelijk te vermelden op het document en daarnaast dien je ook een uniek factuurnummer te gebruiken, de bedrijfsnaam, adres- en contactgegevens te vermelden en de bedrijfsnaam en het adres van de klant die je factureert. Verder is het volgende belangrijk om te vermelden op de factuur: een duidelijke beschrijving van de diensten of goederen die gefactureerd worden, de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, de datum van de factuur, het bedrag (of de bedragen) die in rekening gebracht zijn en het totale verschuldige bedrag, de BTW en de vervaldatum van de factuur
Geef klanten geen excuus om niet te betalen
Klinkt dit bekend: "De persoon die de betalingen doet is op vakantie" of "Ik voer de betaling binnen een paar dagen uit"? In veel gevallen betekenen excuses gewoon dat de betaling bewust zo lang mogelijk wordt uitgesteld. Probeer dan ook structureel herinneringen te versturen vlak voor en na de vervaldatum. Als de betaling te laat is, neem je telefonisch contact op met de klant en voer je een informeel gesprek om te achterhalen waarom de betaling nog niet is verricht. Als er binnen twee werkdagen geen reactie volgt, is het verstandig om opnieuw contact op te nemen. Als de telefoongesprekken niets opleveren is het aan te radenn een persoonlijk gesprek in te plannen om het probleem alsnog op te lossen.
Wijzig de frequentie van facturen
Indien er twijfels zijn over de goedheid van een bepaalde klant dan is het sterk aan te raden wekelijks in plaats van maandelijks te factureren. Op die manier moet de klant jou sneller en met een hogere frequentie betalen waardoor potentiele problemen sneller opgespoord worden. Tevens kan er een toeslag in rekening worden gebracht voor late betaling, deze kun je sneller onder de aandacht brengen indien er wekelijks wordt gefactureerd,
Effectief en efficient debiteurenbeheer
Onderschat de kracht van goed debiteurenbeheer niet. Stel een goede, bij voorkeur automatische, aanmaningscyclus in (bijvoorbeeld. 5 dagen voor de vervaldatum, 1, 7, 14, 21 dagen na de vervaldatum), zodat je klanten 5 dagen voor de vervaldatum herinnering krijgen over de betaling en dan 1, 7, 14 en 21 dagen na de vervaldatum aanmaning ontvangen. Bij 45 of 60 dagen na vervaldatum is het aan te raden de vorderingen over te dragen aan een incassobureau en een leverstop in weking te stellen.
Schaf krediettermijnen af voor notoire laatbetalers
Als je klanten hebt die je te laat betalen, kan het vaak helpen om ze op een 'blacklist’ te zetten. Je dient deze dan op de hoogte te stellen dat ze geen goederen of diensten meer zullen ontvangen totdat alle openstaande facturen zijn voldaan. De klanten die op de ‘blacklist’ staan zullen geen krediettermijn meer krijgen en dienen een vooruitbetaling of aanbetaling te doen indien ze goederen of diensten willen afnemen.
Achterstallige betalingen hebben een negatieve invloed op een groot aantal bedrijven, alhoewel er proactieve maatregelen zijn die je kunt nemen om het betaalgedrag van je klanten te stimuleren en zorgen dat je op tijd betaald krijgt voordat er problemen optreden. Laat betalingsachterstanden niet de gezondheid van jouw bedrijf schaden!